Een zwangerschap duurt ruwweg negen maanden. Maar voor de kraamzorg is het onmogelijk per week of dag te weten wanneer een kraamverzorgende beschikbaar moet zijn voor assistentie bij een bevalling en aansluitende kraamzorg . Meer dan negentig procent van de vrouwen bevalt namelijk niet op de uitgerekende dag. Als planning onmogelijk is, hoe richt je de kraamzorg dan toch efficiënt in? Een team TNO’ers bedacht de oplossing.

Directeur Hans Reinold van Careyn Kraamzorg: ‘Vanaf de eerste dag dat ik hier werkte heb ik me verbaasd over de planning. Slechts vier procent van de vrouwen bevalt op de uitgerekende dag. Voor de overige 96 procent kan dat zomaar twee weken eerder of drie weken later zijn. Hoe kun je de inzet van de medewerkers dan efficiënt plannen? Op langere termijn lijkt het simpel: zoveel klanten, zoveel verwachte bevallingen en dus zoveel kraamzorg. De onvoorziene situaties per dag zijn ook nog op te vangen, maar interessant is de middellange termijn. Die wilden wij goed onderbouwd in kaart brengen. Dat dit mogelijk moest zijn, stond voor mij vast, maar ik had geen idee hoe. TNO kwam eind 2008 binnen een week met het antwoord. We hebben vervolgens een heel jaar gewerkt aan het vervolmaken van het systeem en nu duurt het niet lang meer voordat de applicatie Zorg2Wijzer in al onze vestigingen draait.’ De nieuwe methode moet leiden tot tevredener klanten, omdat er minder of geen wisselingen zullen optreden aan het kraambed. De klant heeft tenslotte het liefst één kraamverzorgende voor de aaneengesloten periode van maximaal tien dagen.

Productiever en goedkoper
Maar behalve tot tevreden klanten leidt een goede planning ook tot tevredener medewerkers, een efficiëntere organisatie, hogere productiviteit en kostenbesparingen. ‘De planning in de kraamzorg was lange tijd een kwestie van fingerspitzengefühl’, zegt Hans Reinold. ‘Dat past niet meer in deze tijd. We moeten een systeem hebben dat je inzicht geeft welke inzet van medewerkers over een langere periode optimaal is te realiseren.’ Een team van drie TNO’ers, waarin een econometrist, een softwarespecialist en een planningsdeskundige, bedacht de oplossing binnen een week, dat Careyn en TNO vervolgens hebben doorontwikkeld. TNO projectleider Mark Peeters: ‘Door een combinatie van vakdisciplines bereik je synergie. We hebben onder meer wetenschappelijk onderzoek op het gebied van kans- en scenarioberekening gebruikt en algoritmes ontwikkeld. De tool rekent uit wat de beste inzet van medewerkers is met een juiste balans tussen productiviteit, kwaliteit en kosten. Vandaar ook de gekozen naam Zorg2Wijzer: het gaat om het efficiënter en slimmer toewijzen van zorg.’

Alle partijen beter af
Careyn beschikt inmiddels over een werkende tool. De applicatie ondersteunt steeds de optimale beslissing op basis van statistische waarschijnlijkheden. In de komende periode wordt het systeem verder uitgebouwd en in de praktijk getest. Hans Reinold: ‘Onze planners waren over de eerste versie direct al enthousiast. Iedereen was met stomheid geslagen dat dit mogelijk was. We zijn straks de eerste partij in de kraamzorg die over zo’n verfijnd instrument beschikt. We willen met collegabedrijven en verzekeraars om de tafel gaan zitten om te bezien of de Zorg2Wijzer voor de hele branche beschikbaar kan komen. Voorop lopen is mooi, maar dit verdient bredere toepassing. We kunnen de verzekeraars straks aantonen dat we dankzij dit instrument kraamzorg bieden die kwalitatief beter is, productiever en goedkoper. Hun eerste reacties waren terughoudend, maar ik ben ervan overtuigd dat ze straks net zo enthousiast zijn als wij. Klant, verzekeraar en kraamzorg zijn allemaal beter af. Ik kan me overigens voorstellen dat deze bijzondere tool ook in andere branches goed te gebruiken is.’

Bron: www.tno.nl, 18 maart 2010