Als je iedere dag 7 tot 8 bevallingen faciliteert is het zaak de werkprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten. De afdeling Verloskunde van het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis in Amsterdam is daar al heel ver mee. Het is een van de eerste Nederlandse ziekenhuizen waar het Klinisch Dossier van BMA operationeel is. Vanaf 7 maart 2009.
Hans Rossenaar is verpleegkundige. Hij werkte een half jaar lang twee dagen per week als projectleider voor de implementatie van het Klinisch Dossier. Dat was nodig om de implementatie voor te bereiden en te begeleiden. Rossenaar: ‘Het OLVG werkte al met alle andere Mosos-modules. Alleen het Klinisch Dossier ontbrak nog. Het grote voordeel van het Klinisch Dossier is de beschikbaarheid. Hoe vaak wij hier niet naar papieren dossiers hebben lopen zoeken! Ook kunnen we nu veel meer standaardiseren, zodat alle gegevens altijd terug te vinden zijn. Het Klinisch Dossier maakt het mogelijk de rapportages door individuele verpleegkundigen te stroomlijnen.’ Tiba Spaapen is verloskundige en afdelingsleider: ‘Eén van de eerste dingen die we dan ook aan BMA hebben gevraagd was of de vrije tekst kon worden verwijderd. Als je jezelf aanleert alles onder de juiste kopjes in te voeren, dan kun je de gegevens die je op dat moment nodig hebt er altijd uitfilteren.’ Het Klinisch Dossier bevordert volgens Spaapen ook de samenwerking: ‘Bij bevallingen waren de rapportagetaken altijd sterk verdeeld. Nu heb ik het gevoel dat iedereen samen bezig is om één rapport te maken.’
Hans Rossenaar en Tiba Spaapen
Finetuning op de afdeling
Hans Rossenaar is een tevreden mens. Volgens hem is dit een van de eerste ICT-implementaties die goed is gegaan. Niettemin ziet hij een zekere spanning tussen de verwachtingen op de afdeling en de mogelijkheden van de softwareleverancier: ‘Als we iets vragen worden we altijd uitstekend geholpen, maar wij zouden het ook op prijs stellen als de leverancier zich proactief opstelt, bijvoorbeeld door een maand na de implementatie nog even samen met ons te evalueren en te kijken hoe het gaat.’ (*) Het gebruik van het Klinisch Dossier brengt verder verbeterpunten met zich mee, die samenhangen met de werkwijze op de afdeling. Rossenaar: ‘De templates zijn voor ons niet altijd logisch. Als je de controle doet bij een vrouw die bevallen is, dan kijk je ook naar het bloedverlies, maar dat is dan weer een aparte template.’ Spaapen: ‘Ik denk dat het aantal klikken nog naar eneden kan. Software blijft toch altijd een afweging tussen mooi en praktisch. Een architect kan bijvoorbeeld een heel mooi ingebouwd bad met een deurtje ontwerpen voor op de verpleegafdeling. Maar als de patiënt al in bad moet zitten voor je de kranen opendraait en het dus koud krijgt, dan is het wel mooi, maar niet altijd praktisch.’ Het Klinisch Dossier is echter een nieuw product, en de verdere finetuning zal nu op de afdeling moeten plaatsvinden. De nuttige tip van Hans Rossenaar: ‘Toen we op de afdeling live gingen met het Klinisch Dossier hebben we ervoor gekozen om per shift een verpleegkundige uitsluitend in te zetten voor dossierbewaking en steunverlening aan de rest van de staf. Dat heeft goed gewerkt bij de acceptatie.’ De invoering van het Klinisch Dossier op een afdeling Verloskunde is daarmee ook een zaak van praktisch nadenken.
(*) Voor BMA is dit aanleiding om het evaluatieproces bij de klant opnieuw tegen het licht te houden. Het is immers een uitstekend moment om alle nieuwe wensen, zoals het verwijderen van de velden voor vrije tekst, te inventariseren.